В современном мире нас окружает очень много информации и держать все в голове просто невозможно. А если проблеме уже много лет, то много людей уже пытаются ее решить. Есть такой подход — «эффективное управление временем», самый известные его идеолог — Дэвид Ален.
Он начал развивать в себе навыки, помогающие лучше управлять своим временем и в начале 2000 написал книгу с мотивирующим названием GTD. В переводе с английского Getting Things Done — доводить дела до завершения. Одна из ключевых мыслей в его учении — не держать ничего в голове, а просто записать куда-нибудь (но с возможностью найти это в будущем). Меня эта мысль очень сильно «зацепила» своей простотой и эффективностью. Действительно, если просто записывать важные дела / мысли на листочек, даже в течение дня, то вероятность упустить что-либо из виду сводиться к минимуму. А новый день можно начинать с просмотра вчерашних заметок — все что не было сделано вчера, можно сделать сегодня. Это сильно помогает в жизни. Кроме дел я начал записывать и другие вещи, которые могли бы пригодиться в будущем. Сюда попадало все: от размеров одежды (своей, жены, родителей, родственников) до списка фильмов, которые кто-либо советовал посмотреть. Сначала я вел записи в обычных текстовых файлах, но когда количество записей перевалило за 100, найти что-то стало проблематично. Кроме этого, сложно было группировать схожие заметки (дела, размеры, контакты, посмотреть что-то, здоровье и т. п.), нельзя было вставить изображения. Стало понятно, что нужна специализированная программа. Идеально, чтобы эта программа была и на смартфоне и на компьютере и в Интернете. Перебрав около десятка приложений, я нашел такую — Evernote. Это было около 10 лет назад, но до сих пор она является чуть ли не единственным представителем в своем роде которое просто работает. У этого приложения есть несколько версий:
- бесплатная: Free (максимально — 60 МБ в месяц, нет доступа к заметкам без Интернета, количество устройств — 2, не ищет по изображениям, нельзя делать блокнот общим, нет поддержки пользователей)
- 1000 рублей в год: Plus (ограничения бесплатной версии сняты)
- 2000 рублей в год: Premium (все что есть в версии Plus, плюс хранение нескольких версий заметок, больше места под заметки в месяц — 10 ГБ вместо 1 ГБ)
- дорого: Business (расширенная совместная работа, интеграция с корпоративными системами, централизованное управление)
Чтобы решить для себя — подходит вам это приложение или нет, можно воспользоваться бесплатной версией. Если хранить только текстовые заметки, то 60 МБ это 60 тысяч страниц текста формата А4. Этого более чем достаточно для заметок. Тем более, что переход на следующую версию будет прозрачным — просто станут доступны новые функции.
Так выглядит основной экран приложения:
Далее опишу основные преимущества приложения и как их можно реализовать на конкретных примерах
Единая база знаний из заметок всегда под рукой
Это очень полезная вещь в жизни. Нужно что-то записать — пожалуйста! И самое главное, это потом можно будет найти — по дате создания, по месту (если заметка сделана на телефоне и включена гео локация — обычно включена). И не только с телефона, но и на ПК, на планшете да и в любом месте, где есть доступ в Интернет — через веб-сайт Evernote. Вам просто физически будет спокойнее когда запишите что-то, что может пригодиться. Когда наступит время, не нужно будет вспоминать — где это записано: все находится в Evernote. Конечно, записывать абсолютно все не стоит, например пароли от чего-либо, номера кредитных карт и т. п. лучше хранить в другом месте. Но, справедливости ради, должен сказать, что утечек за все время работы сервиса ни разу не происходило. Но лучше не рисковать.
Группировка заметок
Можно группировать двумя способами — по меткам (тэгам) и по блокнотам. Метками можно группировать записи по содержанию, например: здоровье, спорт, книги, учеба и т. п., а с помощью блокнотов можно разделить сферы: дом, работа, хобби, автомобиль, родственники и т. п. Стоит попробовать оба способа группировки и остановиться на том, который подойдет больше всего. Но можно обойтись и группировкой с помощью одних меток.
Быстрое создание заметок из web страницы
Если быстро нужно сохранить текст страницы чтобы в дальнейшем его просмотреть — можно сделать нажатием пары кнопок. Это дополнительный плагин, который устанавливается вместе с Evernote. После установки, в браузере появляется кнопка, нажав на которую страница со всем ее содержимым отправляется в выбранный блокнот. Однако я этой функцией не пользуюсь по следующей причине — в 99% случаев из всей страницы мне нужна только часть информации, поэтому я выделяю эту часть и копирую ее в новую заметки через «копировать-вставить». Справедливо также и обратное — в погоне за полезной информацией Evernote может убрать то, что нужно сохранить (в подозрении на рекламу, например). Еще один довод, почему я этим не пользуюсь — эту информацию потом нужно будет обрабатывать, то есть тратить время. Лучше потратить немного времени прямо сейчас и в базе будет меньше временных заметок (до некоторых из них руки могут не дойти никогда). Таким образом моя база заметок не распухает от веб-страниц и в ней легче и быстрее найти нужную информацию.
Удобный инструмент для хранения снимков экрана
Данная функция будет полезна тем, кто работает за компьютером. Очень удобно сохранить заметку через захват области экрана. И именно для этого у меня настроен отдельный блокнот — там хранятся все снимки экранов. Некоторые из них я позже переношу в основную базу. Кроме функции «захватить область экрана» есть возможность добавить на захваченное изображение простейшие фигуры — стрелки, текст, геометрические фигуры и т. п. Очень удобно использовать при написании инструкций, при отметке места на карте. Удобно сделать для снимков отдельный блокнот. Если нажать во время захвата клавишу Ctrl, то снимок автоматически попадет в буфер обмена (но не попадет в блокнот) — можно будет быстро отправить изображение в письме либо через интернет-пейджеры (WhatsApp, Viber, Telegram и т. п.). Ниже — пример снимка экрана с простыми фигурами:
Вот как выглядит изображение после добавления информации (позже добавленные фигуры можно изменить или удалить — это очень удобно):
Вместо заключения
На самом деле у этого приложения великое множество функций, это не только заметки. Примерно три года назад я начал вести в нем протоколы встреч, организатором которых являлся. Всем же известна простая истина — если после прошедшей встречи не был разослан протокол с принятыми решениями либо дальнейшими действиями (meeting minutes, как говорят европейцы), то нужно будет собираться еще раз? Evernote это прекрасный инструмент для выполнения этой задачи. Особенно если у вас свой бизнес — держать в голове с кем вы встречались и о чем договорились очень сложно, а имея в прямом смысле слова «под рукой» подобный инструмент, вы можете приятно удивить своих клиентов / коллег / руководство и добиться своих целей. Пользуйтесь.